歸檔文件材料修整完畢應(yīng)進(jìn)行裝訂，其目的是固定文件頁次，防止頁面散失與混亂，以便轉(zhuǎn)化為檔案后進(jìn)行保管和利用。

(1)?裝訂順序

當(dāng)一件歸檔文件包括不止一份單份文件時(shí)，應(yīng)先對(duì)件內(nèi)文件進(jìn)行排序:通常正本在前，定稿在后，文件簽發(fā)單放置在兩者中間，即在定稿之前正本之后;正文在前，附件在后;原件在前，復(fù)制件在后;轉(zhuǎn)發(fā)文在前，被轉(zhuǎn)發(fā)文在后:復(fù)文在前，來文在后;報(bào)審表在前，報(bào)審文件在后;不同文字的文本，無特殊規(guī)定的，中文在前，外文在后，或者漢字文本在前，少數(shù)民族文字文本在后。此外，有收文處理單的，放在正文最前面，編號(hào)時(shí)作為首頁加蓋歸檔章，以便更好地保持正本原貌。

(2)對(duì)齊方式

裝訂前應(yīng)將件內(nèi)的各頁按一定方式對(duì)齊，便于將來翻閱利用。一般來說，采用左上角裝訂的，應(yīng)將左側(cè)、上側(cè)對(duì)齊;采用左側(cè)裝訂的，應(yīng)將左側(cè)、下側(cè)對(duì)齊。如果都是A4幅面的，則考慮將右側(cè)和下側(cè)對(duì)齊,因?yàn)椴煌瑥S家的A4紙?jiān)诔叽缟洗嬖谝欢ǖ恼`差，這樣便于右側(cè)翻閱。

整齊且美觀。

(3)裝訂方式和用品。

對(duì)于裝訂方式和用品的選擇《歸檔文件整理規(guī)則》中并未進(jìn)行統(tǒng)一規(guī)定，只是提出“裝訂材料應(yīng)符合檔案保護(hù)要求”。常用的裝訂方式除傳統(tǒng)的線裝外，還包括粘貼式、訂書式、封套式等。

①線訂式。線訂式主要采用棉線裝訂材料，用手丅或縫織機(jī)裝訂。對(duì)干較薄的文件材料可使用縫紉機(jī)在左上角或左側(cè)軋邊，針角不宜過密，以防紙頁從裝訂處折斷;也可用針在左上角穿兩孔或左側(cè)穿三孔的方法進(jìn)行裝訂:對(duì)于2-4頁最薄的文件,也可采用無酸裝訂紙?jiān)谧髠?cè)包邊，然后再用三孔一線方法進(jìn)行裝訂，這樣可避免用線繩裝訂時(shí)把文件勒破。對(duì)于較厚的文件材料可直接在左側(cè)采用三孔一線方法裝訂，在背面打結(jié)。三孔裝訂時(shí)裝訂線距左邊12.5 mm左右，上下兩子距中心孔80mm左右。

②粘貼式。粘貼式般使用固體膠、膠水等材料，注意不要使用糨糊，以防蟲霉這種方式成本較低，但存在可逆性差，復(fù)印、掃描時(shí)不易拆除等缺點(diǎn)。

③訂書式，使用不銹鋼釘對(duì)較薄的文件材料(一般在15頁以下)進(jìn)行裝訂，裝訂位置在左上角或左側(cè)。在左側(cè)裝訂的，裝訂兩枚不銹鋼訂書釘為宜;在左上角裝訂的，裝訂一枚不銹鋼訂書釘即可。目前大多數(shù)企業(yè)使用不銹鋼訂書釘裝訂，方便快捷，本較低。文件如果在收發(fā)階段是直接用不銹鋼訂書釘裝訂的，歸檔整理時(shí)就可以不用再重新拆件裝訂，但消毒時(shí)不能用微波消毒，因?yàn)槲⒉ㄏ緯r(shí)金屬物發(fā)熱，會(huì)損毀案和引起火災(zāi)。

④封套式。用80g/m2左右無酸紙制成的右上兩側(cè)開口的封套，將歸檔文件以件為單位夾裝其中。封套上可以印制歸檔章，方便整理工作，而且能起到保護(hù)檔案的用。但使用無酸紙封套會(huì)增加檔案的厚度，占用存貯空間，另外，文件拿出利用時(shí)比散亂，不容易歸位，因此一般只適用于數(shù)量較少的永久檔案。

比較以上裝訂方法的利弊，可以結(jié)合本單位的實(shí)際情況和上級(jí)單位的有關(guān)要求，選用方便、安全經(jīng)濟(jì)的裝訂方法。一般來講，文件較演可用不銹鋼釘裝訂，文件較厚可采用三孔一線左側(cè)裝訂。

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